MotExpenses
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EnglishInformativa sulla privacy
1. Chi tratta i tuoi dati
Titolare del trattamento è Bonazzi S.r.l., con sede legale in Via Tommaso Gulli 13, 43125 Parma (PR), P.IVA 02211640343, e-mail privacy@motexpenses.app, PEC lorenzo@pec.bonazzisoftware.it.
Questa informativa vale per l'app MotExpenses per iPhone, iPad, Android, Apple Watch, Wear OS, CarPlay, Android Auto e Android Automotive, per il portale web e per questo sito (insieme, il «Servizio»).
In breve
- Puoi usare l'app senza account: in quel caso i tuoi dati restano sul tuo telefono e noi non li riceviamo.
- Se crei un account, una copia dei dati va nel nostro cloud in Europa. Posizioni e dati personali sono cifrati con una chiave dedicata al tuo account.
- Non vendiamo i tuoi dati e non li usiamo per profilarti a fini pubblicitari.
- Un'azienda vede i tuoi viaggi solo se glieli condividi tu, e mai quelli personali.
2. Quali dati trattiamo
| Categoria | Esempi | Da dove arrivano |
|---|---|---|
| Dati dell'account | E-mail, nome, identificativo dell'account, lingua, valuta, unità, paese | Da te, alla registrazione |
| Posizione e viaggi | Posizione precisa anche in background, percorso, orari, distanza, soste, indirizzi di partenza e arrivo, note | Dal GPS del telefono o dell'auto |
| Attività e dispositivi | Tipo di movimento (in auto, a piedi, in bici), dispositivi Bluetooth accoppiati scelti come «la tua auto» | Dai sensori del telefono |
| Veicoli | Marca, modello, alimentazione, targa, VIN, contachilometri, livello di carburante o batteria, temperatura esterna | Da te, dal libretto fotografato, dal costruttore o dall'app per l'auto |
| Spese | Importi, valuta, data, distributore, rifornimenti, ricevute | Da te o dalla foto dello scontrino |
| Documenti e scadenze | Patente (numero, categorie, scadenza, punti, data di nascita del titolare), polizza (compagnia, numero, contraente con codice fiscale o P.IVA e indirizzo, agenzia, carta verde), bollo, revisione, tagliandi | Da te o dalla foto del documento |
| Auto a noleggio e car sharing | Società di noleggio, date del contratto, canone, chilometri compresi, verbali di ritiro e riconsegna con contachilometri, livello di carburante o batteria, danni, firme e foto; servizio di car sharing e costo di un viaggio | Da te o, per un'auto aziendale, dall'azienda |
| Emergenze e incidenti | Posizione al momento della richiesta, nota e foto dell'incidente | Da te; non salviamo dati dell'altro conducente o veicolo |
| Dati di lavoro (solo se usi il Servizio con un'azienda) | Categorie di lavoro, imputazioni a centri di costo, note spese, cognome, nome, matricola, auto assegnate e prenotazioni | Da te e dall'azienda |
| Dati dal costruttore dell'auto | Token di accesso, elenco delle auto, letture | Dal costruttore, dopo che hai dato il consenso sul suo sito |
| Abbonamenti | Piano, date, stato dei pagamenti | Da Apple, Google o dalla fattura aziendale; non riceviamo i dati della tua carta |
| Dati tecnici e diagnostica | Modello del telefono, versione dell'app, identificativo casuale dell'installazione, log di funzionamento (che includono tracciati GPS), verifiche di integrità dell'app | Dal telefono; i log lasciano il telefono solo se li invii tu |
| Registro degli accessi dell'assistenza | Chi dell'assistenza ha consultato il tuo account e quando | Generato dal Servizio |
Foto: le foto di scontrini, pompe e documenti sono lette sul telefono e cancellate subito dopo. Fanno eccezione le ricevute di rifornimento delle auto aziendali, conservate come giustificativo contabile dell'azienda, e le foto del ritiro e della riconsegna di un'auto a noleggio, che scatti come prova del suo stato: restano sul telefono e, con un account, sono conservate nel cloud cifrate con la tua chiave.
Questo sito non usa cookie e non carica nulla da altri siti. Sul tuo dispositivo conserva solo la lingua che scegli con il pulsante in alto e se hai chiuso l'avviso sui cookie. Conta le visite in forma anonima con Microsoft Azure Application Insights: per ogni pagina vista registra la pagina, il sito da cui arrivi, la lingua del browser e il paese e la città ricavati dall'indirizzo IP, che non viene conservato. Non usa identificativi, quindi non può riconoscere due visite della stessa persona. Il fornitore che ospita il sito registra inoltre, per motivi tecnici e di sicurezza, l'indirizzo IP e le pagine richieste.
3. Perché li trattiamo e su quale base
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Fornire le funzioni dell'app: viaggi, spese, costi, scadenze, promemoria, rimborsi | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Registrare la posizione in background per rilevare i viaggi | Consenso, dato con i permessi del sistema operativo e revocabile in ogni momento (art. 6.1.a) |
| Sincronizzare i dati fra dispositivi, portale e auto (account Cloud) | Esecuzione del contratto |
| Leggere i dati dell'auto dal costruttore | Esecuzione del contratto, su tua richiesta e con il tuo consenso presso il costruttore |
| Condividere viaggi e note spese con un'azienda o una persona da te scelta | Esecuzione del contratto, su tua iniziativa |
| Meteo dei viaggi (abbonati Cloud) | Consenso, interruttore nelle impostazioni |
| Gestire abbonamenti, avvisi di scadenza, fatturazione alle aziende | Esecuzione del contratto; obblighi fiscali (art. 6.1.c) |
| Assistenza e diagnostica che ci invii | Esecuzione del contratto; per i log inviati, tua richiesta esplicita |
| Sicurezza, prevenzione degli abusi, verifica che l'app sia autentica, registro degli accessi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Statistiche anonime delle visite a questo sito | Legittimo interesse |
| Conservazione delle note spese e ricevute inviate alle aziende | Obbligo legale dell'azienda di conservare i documenti contabili |
| Proposte di abbonamento nell'app (al massimo una al mese) | Legittimo interesse |
Non prendiamo decisioni automatizzate che producono effetti giuridici su di te. Le proposte dell'app (categoria del viaggio, pieno, prezzo) sono suggerimenti che confermi o correggi tu; registriamo se le hai accettate per capire se sono utili.
4. Posizione e registrazione dei viaggi
La posizione è il dato più delicato che trattiamo, perché dice dove abiti e dove vai. Per questo:
- l'app usa la posizione anche quando è chiusa solo se glielo permetti nelle impostazioni del sistema operativo; puoi revocare il permesso in ogni momento e continuare a usare l'app inserendo i viaggi a mano;
- quando parte una registrazione automatica l'app te lo dice e puoi scegliere di non registrare: in quel caso il percorso viene cancellato;
- i nomi dei luoghi di partenza e arrivo sono ricavati dal servizio di geolocalizzazione del sistema operativo del telefono (Apple o Google), al quale viene inviato solo il punto; puoi spegnere questa funzione;
- la mappa del viaggio, facoltativa, è quella del sistema operativo (Apple Maps o Google Maps);
- senza account i percorsi restano sul telefono; con l'account sono salvati nel cloud cifrati con la chiave del tuo account;
- non usiamo mai la posizione per la pubblicità e non la cediamo a terzi;
- nelle schermate di emergenza la posizione serve a mostrarti dove sei e l'indirizzo da dettare ai soccorsi; non viene inviata a nessuno dall'app.
Il meteo del viaggio, per gli abbonati che lo attivano, invia ad Apple WeatherKit le coordinate e l'ora di partenza e arrivo; il risultato è salvato solo se lo confermi.
5. Aziende, condivisione e lavoratori
Se usi MotExpenses per lavoro, un'azienda riceve i tuoi dati solo attraverso una condivisione che accetti tu, che puoi revocare in ogni momento.
- Scegli quali categorie di viaggio e quali auto condividere, se l'invio è automatico o su conferma, e se includere le posizioni.
- Di default l'azienda non riceve posizioni: vede date, distanze, categorie e note. Indirizzi e percorsi solo se li includi.
- L'azienda non vede l'ora di fine dei viaggi, per non poter calcolare la velocità media.
- I viaggi personali non sono mai condivisi. Su un'auto aziendale l'azienda vede dei viaggi personali solo i chilometri.
- Le note spese che invii diventano documenti dell'azienda: restano a lei anche se revochi la condivisione o chiudi l'account.
- Per le paghe l'azienda può registrare il tuo cognome, nome, matricola e la tua auto; li vedi in sola lettura nell'app.
Per i dati che riceve l'azienda è titolare autonomo del trattamento. Resta responsabile del rispetto delle norme sul lavoro, compreso l'art. 4 della L. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), e di informare i propri dipendenti.
Se accedi con l'account dell'azienda (federazione con l'Entra ID aziendale), l'azienda gestisce quell'identità ma non può aprire i dati del tuo account personale.
6. A chi comunichiamo i dati
Non vendiamo i tuoi dati. Li comunichiamo solo a:
| Destinatario | Perché | Ruolo |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure, Entra External ID, Azure Communication Services) | Hosting del cloud e di questo sito, statistiche delle visite al sito, gestione degli accessi, e-mail di servizio | Responsabile del trattamento |
| Apple Distribution International e Google Ireland Ltd | Distribuzione dell'app, acquisti in-app, verifica dell'integrità dell'app, servizi di posizione, nomi dei luoghi, mappe, notifiche, meteo, CarPlay, Android Auto | Titolari autonomi per i loro servizi |
| Costruttori dell'auto che colleghi (oggi Volvo Car Corporation e, per BMW, MINI, Rolls-Royce, BMW Motorrad e Toyota Supra, Bayerische Motoren Werke AG) | Lettura dei dati del veicolo che hai autorizzato | Titolare autonomo |
| L'azienda o la persona con cui condividi | Su tua scelta, vedi sezione 5 | Titolare autonomo |
| Autorità | Se richiesto dalla legge | Titolare autonomo |
Non ricevono mai i tuoi dati, perché li scarichiamo noi come dati pubblici: Ministero delle Imprese e del Made in Italy (prezzi dei carburanti), Banca Centrale Europea (tassi di cambio), Agenzia europea dell'ambiente (catalogo dei modelli), ACI (tariffe chilometriche).
Trasferimenti fuori dall'UE. I dati del cloud sono conservati in data center nell'Unione europea. Alcuni fornitori (Microsoft, Apple, Google) sono gruppi statunitensi e potrebbero accedere ai dati dagli Stati Uniti per assistenza o sicurezza: in questi casi i trasferimenti si basano sull'EU-US Data Privacy Framework e sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
7. Sicurezza e conservazione
Sicurezza. Nel cloud posizioni, indirizzi, note, targa, VIN, patente, polizza e storico delle modifiche sono cifrati (AES-256) con una chiave dedicata al tuo account, a sua volta protetta da una chiave conservata in Azure Key Vault. Il database impedisce a un account di leggere i dati di un altro. Le comunicazioni sono cifrate (TLS). Sul telefono i dati sono protetti dal sistema operativo; i token di accesso al costruttore stanno nel portachiavi sicuro del telefono. Il backup che puoi esportare (.motbackup) è cifrato con una password che scegli tu e che nemmeno noi possiamo recuperare.
Assistenza. Il personale di assistenza autorizzato può consultare il tuo account per risolvere problemi. Ogni consultazione viene registrata prima dell'accesso e la trovi nell'app e nel portale. I log di diagnostica che ci invii sono leggibili solo da un ruolo separato e ristretto.
Per quanto tempo
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Dati dell'account e dati sincronizzati | Finché l'account è attivo |
| Account che chiedi di eliminare | 7 giorni per ripensarci, poi cancellazione; la chiave di cifratura viene distrutta, così anche le copie di backup (conservate 7–35 giorni) diventano illeggibili |
| Account con abbonamento scaduto | Cancellazione dei dati nel cloud 30 giorni dopo la scadenza, con avvisi a 30, 15 e 1 giorno prima della scadenza; i dati sul telefono restano |
| Registrazione al portale non completata | 7 giorni |
| Log sul telefono | 30 giorni (modificabile da te) |
| Registrazioni grezze sul telefono | 30 giorni dopo essere diventate viaggi; quelle scartate automaticamente 7 giorni |
| Log di diagnostica inviati all'assistenza | 30 giorni |
| Statistiche delle visite al sito | 90 giorni |
| Foto di scontrini e documenti | Cancellate subito dopo la lettura |
| Foto del ritiro e della riconsegna di un'auto a noleggio | 12 mesi dopo la riconsegna |
| Note spese e ricevute inviate a un'azienda | Secondo gli obblighi di conservazione dell'azienda (in Italia, di norma 10 anni) |
| Dati di fatturazione | 10 anni |
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere in ogni momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti al trattamento basato sul legittimo interesse e riceverli in un formato leggibile (portabilità). Puoi revocare i consensi dati senza che questo tocchi il trattamento già avvenuto.
Molte di queste cose le fai da solo nell'app: modifica dei dati, esportazione (CSV, PDF, backup), revoca delle condivisioni, spegnimento della posizione e dei nomi dei luoghi, eliminazione dell'account da Account nell'app o nel portale (come si fa). Per il resto scrivi a privacy@motexpenses.app; rispondiamo entro un mese.
Hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità del paese in cui vivi.
9. Minori
Il Servizio è destinato a chi guida un veicolo e non è rivolto a minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.
10. Fase di test
Finché l'app è distribuita in prova (TestFlight, test interno di Google Play), i dati inseriti servono solo a verificare il funzionamento e possono essere cancellati alla fine della prova. L'app lo segnala al primo avvio.
11. Modifiche
Se cambiamo questa informativa in modo rilevante te lo diremo nell'app prima che le modifiche abbiano effetto.